私たちはイベントの1週間前に１度打ち合わせをして、
◆必要な物のリスト作成、準備の担当決め
◆当日スタッフの役割・配置決定
を行いました。
会場では一定数のスタッフが必要になるので、ここまでに必要な人数を確保しておきます。私たちの場合は、メインの運営スタッフのほか、受付に2名、司会に1名（トークライブの為）のスタッフを確保しました。（サポート感謝！！）
打ち合わせでは、会場の設営の確認と、当日の動きを紙に書いてシミュレーションしました。
お客さんがどうやって入場するか、ゲストはどのタイミングでどこを通って登場するか、どのタイミングで暗転するか、それは誰が担当するか、スタッフの立ち位置 etc...
シミュレーションすることで準備の抜け漏れが防げますし、本番のイメージも出来るのでお勧めです。私たちはこのシミュレーションを元に、後半で紹介する進行台本を作成しました。
上映用DVDや機材の他に用意したものは以下です。実施した後に感じたこともコメントします。
●進行台本
事前のアナウンス（お手洗いはxxにあります、携帯切ってね、等）と開始のアナウンスの他、ゲスト入場や暗転のタイミングなどを、予定時間と共に記入して用意しておきます。時間が押した場合、何時何分までなら延長可能かなども事前に決めておくと、思いがけない事態が起きた場合でも、時間を軸に次に何をすべきかを決定しやすいと思います。
●タイムスケジュール
スタッフ用に用意して、受付に貼っておきました。結果的にあまり見なかったような気もしますが（笑）全員が全体の流れが分かるようにしておくのは大事だと思います。特にイベント時のみヘルプしてくれるスタッフが居る場合は、こういうものがあると運営もしやすいのではないでしょうか。
●チケット
お手洗いなどで会場外に出る場合を想定して、受付済みかどうか確認できるように用意しました。実際、上映までは出入りが多く、用意しておいてよかったです。チケットにはTwitterのハッシュタグも入れました。せっかくお客様の手元に配るので、必要な情報をついでに入れてしまうのもひとつの手です。
●申込者リスト（受け付け用）
事前申し込みをいただいた方のリストです。特に有料イベントの場合、後で収支を確認する必要がありますので、出席確認と収支の入力が可能なリストを作成しました。
●案内ボード
A4用紙にイベント名と→を書いた紙をプリントアウトして、会場までの主要な場所に貼りました。建物入口から会場までが遠い場合や階が違う場合は、これに加えて誘導する人を立たせたほうがいいと思います。私たちの会場は建物の1階でしたが、場所が奥まっていたため迷われる方も多かったです。
●お釣り用のお札や小銭
銀行の両替機で行えます。想定集客を元に準備します。
●スタッフカード
見た目では誰がスタッフか分からないので、首掛け用のスタッフカードを用意しました。100円ショップで売ってます。
●文房具一式
ビニールテープやガムテープはもちろんですが、はさみ、ペン、紙、ビニール紐などを持って行きました。例えば紙とペンですが、私たちのイベントでは会場外が思ったより人の通りが多かったため、「映画上映中です」といった張り紙を急きょ用意して貼りました。現場ではいろんなことが起こるので、文房具があるといろいろと役に立ちます。
ちなみに、私たちは入口に暗幕を貼ったのですが、重みに耐えかねて落ちてきたりして、なんとこんなことにっ（キャーーー！汗）正直、上映中も生きた心地がしなかったです（笑）粘着性の強いガムテープを心から欲しました。。
●カメラ
当日の記録用に。携帯だとシャッター音が目立つのでデジカメがいいと思います。
●PC
当日、Twitterでトークライブの模様をツイートするために用意しました。イベントの議事録として活用できますし、リアルタイムに情報を公開できるので、人手が足りるようであればいい方法だと思います。
●時計
トークライブでゲストが時間をチェックするために、小さな卓上用時計を用意しました。時間に限りがあるイベントの場合、時計を見えやすい場所に置くのは大事だと思います。
●iPod
当日のトークライブの模様を収録するため。現場ではじっくり話が聞けないことも多いため、スタッフ用に収録しました。後からレポート記事などを用意する方には便利ではないでしょうか。また、私たちは上映前の会場があまりに静かすぎたので（笑）急きょ、iPhoneでBGMを流しました。50名程度の会場だったので、十分使えました。
事前のアナウンス（お手洗いはxxにあります、携帯切ってね、等）と開始のアナウンスの他、ゲスト入場や暗転のタイミングなどを、予定時間と共に記入して用意しておきます。時間が押した場合、何時何分までなら延長可能かなども事前に決めておくと、思いがけない事態が起きた場合でも、時間を軸に次に何をすべきかを決定しやすいと思います。
●タイムスケジュール
スタッフ用に用意して、受付に貼っておきました。結果的にあまり見なかったような気もしますが（笑）全員が全体の流れが分かるようにしておくのは大事だと思います。特にイベント時のみヘルプしてくれるスタッフが居る場合は、こういうものがあると運営もしやすいのではないでしょうか。
●チケット
お手洗いなどで会場外に出る場合を想定して、受付済みかどうか確認できるように用意しました。実際、上映までは出入りが多く、用意しておいてよかったです。チケットにはTwitterのハッシュタグも入れました。せっかくお客様の手元に配るので、必要な情報をついでに入れてしまうのもひとつの手です。
●申込者リスト（受け付け用）
事前申し込みをいただいた方のリストです。特に有料イベントの場合、後で収支を確認する必要がありますので、出席確認と収支の入力が可能なリストを作成しました。
●案内ボード
A4用紙にイベント名と→を書いた紙をプリントアウトして、会場までの主要な場所に貼りました。建物入口から会場までが遠い場合や階が違う場合は、これに加えて誘導する人を立たせたほうがいいと思います。私たちの会場は建物の1階でしたが、場所が奥まっていたため迷われる方も多かったです。
●お釣り用のお札や小銭
銀行の両替機で行えます。想定集客を元に準備します。
●スタッフカード
見た目では誰がスタッフか分からないので、首掛け用のスタッフカードを用意しました。100円ショップで売ってます。
す、すたっふぅって。。
●文房具一式
ビニールテープやガムテープはもちろんですが、はさみ、ペン、紙、ビニール紐などを持って行きました。例えば紙とペンですが、私たちのイベントでは会場外が思ったより人の通りが多かったため、「映画上映中です」といった張り紙を急きょ用意して貼りました。現場ではいろんなことが起こるので、文房具があるといろいろと役に立ちます。
ちなみに、私たちは入口に暗幕を貼ったのですが、重みに耐えかねて落ちてきたりして、なんとこんなことにっ（キャーーー！汗）正直、上映中も生きた心地がしなかったです（笑）粘着性の強いガムテープを心から欲しました。。
●カメラ
当日の記録用に。携帯だとシャッター音が目立つのでデジカメがいいと思います。
●PC
当日、Twitterでトークライブの模様をツイートするために用意しました。イベントの議事録として活用できますし、リアルタイムに情報を公開できるので、人手が足りるようであればいい方法だと思います。
●時計
トークライブでゲストが時間をチェックするために、小さな卓上用時計を用意しました。時間に限りがあるイベントの場合、時計を見えやすい場所に置くのは大事だと思います。
●iPod
当日のトークライブの模様を収録するため。現場ではじっくり話が聞けないことも多いため、スタッフ用に収録しました。後からレポート記事などを用意する方には便利ではないでしょうか。また、私たちは上映前の会場があまりに静かすぎたので（笑）急きょ、iPhoneでBGMを流しました。50名程度の会場だったので、十分使えました。
イベントによって準備には色々と違いがあると思いますが、ご参考になれば幸いです♪
以上で「自主上映会ができるまで」の連載は終了です。これからの上映会を行う皆さんの成功を心よりお祈りしております！最後までお読みいただき、有難うございました。
- 他のも読んでねっ。 [自主上映会ができるまで]
- >> [自主上映会ができるまでvol.1]映画上映イベントの始め方（シロウト編）
- >> [自主上映会ができるまでvol.2]会場選び＆現地リハ＠IID世田谷ものづくり学校
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